Kako izbrati program za naročanje strank

Programov za naročanje strank je veliko in na prvi pogled si so precej podobni. Vsi obljubljajo koledar, spletno naročanje in opomnike. Razlike, ki se pokažejo šele po treh mesecih uporabe, pa so drugje: v tem, kako program izračuna razpoložljivost, kaj se zgodi z računi in koliko na koncu resnično plačate.

Ta vodnik je zapisan kot seznam meril, ne kot priporočilo. Uporabite ga med preizkusnim obdobjem, ne prej.

1. Ali pravilno izračuna razpoložljivost

To je edino merilo, ki lahko samo po sebi izloči program. Vprašajte se, kaj vse mora sistem upoštevati, preden stranki pokaže prost termin:

• delovni čas posameznega zaposlenega, ne samo salona,
• dopust, bolniško in enkratne odsotnosti,
• trajanje storitve, ki se lahko razlikuje po zaposlenih,
• čas priprave ali čiščenja med termini,
• prostore ali naprave, ki jih storitev zaseda,
• obstoječe termine, vključno s tistimi, ki ste jih vnesli ročno.

Če program katerega od teh ne upošteva, boste dvojne rezervacije reševali po telefonu. Preizkusite ga tako, da ustvarite dve storitvi različnih trajanj, dva zaposlena in eno skupno sobo, ter poglejte, kaj ponudi.

2. Ali podpira vaš način plačevanja

Storitvena podjetja se razlikujejo bolj, kot se zdi. Nekatera zahtevajo predplačilo, druga plačajo na lokaciji, tretja prodajajo pakete obiskov. Preverite, ali program podpira:

• plačilo na lokaciji brez spletnega plačila,
• delno predplačilo v odstotku ali fiksnem znesku,
• celotno plačilo vnaprej pri skupinskih terminih,
• pakete ali abonmaje z odštevanjem obiskov,
• darilne bone.

Če ne podpira modela, ki ga uporabljate, boste vodili dve evidenci.

3. Ali zna izdati račun, ki ga potrebujete

Naročanje in računi sta v praksi en proces. Če ju program loči, boste podatke prepisovali. Vprašajte, ali iz izvedenega termina nastane račun z prevzeto storitvijo, ceno in podatki stranke, in ali podpira davčno potrjevanje računov, če prejemate gotovinska plačila.

Preberite tudi, kako sta naročanje in izdaja računov povezana v enem delovnem toku.

4. Koliko realno stane

Objavljena cena paketa je redko celoten strošek. Sestavite realno mesečno oceno:

Pri treh zaposlenih in 300 SMS na mesec se dva programa z enako osnovno ceno pogosto razlikujeta za dvakrat.

5. Ali lahko podatke odnesete

Vaše stranke, termini in računi so vaše premoženje. Pred podpisom preverite, ali lahko sami, brez zahteve na podporo, izvozite seznam strank s kontakti, zgodovino terminov in izdane račune v odprtem formatu. Če izvoza ni, je menjava programa pozneje zelo draga.

6. Ali stranka lahko sama prestavi termin

Program, kjer odpoved zahteva klic, ustvarja neprihode. Preverite, ali potrditveno sporočilo vsebuje povezavo za prestavitev in odpoved brez prijave in ali lahko določite rok, do katerega je to dovoljeno.

7. Ali je v jeziku vaše ekipe

Program uporablja receptor, ne vi. Angleški vmesnik pomeni počasnejše delo in več napak. Preverite tudi jezik sporočil strankam in obliko datumov ter cen.

8. Kako se odziva podpora

Med preizkusnim obdobjem pošljite eno konkretno vprašanje in izmerite, koliko časa mine do uporabnega odgovora. To je najboljši dostopen pokazatelj tega, kaj boste dobili, ko bo šlo zares.

9. Kje so podatki in kdo je obdelovalec

Če obdelujete zdravstvene ali druge občutljive podatke, potrebujete pogodbo o obdelavi podatkov, seznam podobdelovalcev in jasno navedeno regijo gostovanja. Pri Calendri so ti dokumenti javno objavljeni, kar je v praksi dober test za vsakega ponudnika: če jih ne najdete brez vprašanja, je to podatek zase.

10. Ali ga boste v treh mesecih še uporabljali

Najboljši program je tisti, ki ga ekipa dejansko odpre. Med preizkusom naj ga uporabljajo tisti, ki bodo z njim delali vsak dan, ne samo lastnik. Če se po dveh tednih vračajo v zvezek, program ni pravi, ne glede na seznam funkcionalnosti.

Kako preizkusiti v enem tednu

Prvi dan vnesite svoje resnične storitve, zaposlene in delovni čas. Drugi dan pustite, da vsi rezervirajo skozi javno povezavo. Tretji dan ustvarite račun. Četrti dan preizkusite prestavitev in odpoved. Peti dan poskusite izvoziti podatke. Kar ne deluje v teh petih korakih, ne bo delovalo niti pozneje.

Če želite ta test opraviti s Calendro, si oglejte cenik ali rezervirajte 30-minutno predstavitev, na kateri skupaj pregledamo vaš način dela.