Davčno potrjevanje računov za storitvena podjetja

Davčno potrjevanje računov je pri storitvenih podjetjih pogost vir negotovosti. Frizerski salon, ki prejme plačilo s kartico, in svetovalec, ki izda račun za nakazilo, imata povsem različni obveznosti, čeprav oba izdata račun za storitev.

Ta članek pojasni logiko, po kateri se obveznost določi, in kaj to pomeni za vsakodnevno delo. Ni pravni nasvet: za svojo konkretno situacijo se posvetujte z računovodjo ali preverite pri FURS.

Kaj je davčno potrjevanje računov

Postopek pomeni, da vsak račun, ki ga izdate za gotovinsko plačilo, ob izdaji elektronsko pošljete Finančni upravi. FURS račun potrdi in vrne enolično oznako, ki jo skupaj z zaščitno oznako izdajatelja natisnete na izpisek.

Namen ni obdavčitev posamezne storitve, temveč to, da izdanega računa pozneje ni mogoče izbrisati ali spremeniti brez sledi. Stranka lahko z aplikacijo prebere QR kodo in preveri, ali je bil račun res prijavljen.

Kdaj obveznost velja in kdaj ne

Odločilno je, kako je bil račun plačan, ne za kaj je bil izdan. Zakonodaja pojem gotovinskega plačila razlaga širše, kot pričakuje večina podjetnikov.

Iz tega izhaja pomembna posledica. Salon, ki sprejema kartice, potrebuje davčno blagajno. Svetovalec, ki vse storitve zaračuna z računom in prejme nakazilo, je ne potrebuje. Podjetje, ki dela oboje, potrebuje potrjevanje za tisti del prometa, ki je plačan gotovinsko.

Kaj potrebujete v praksi

Za elektronsko davčno potrjevanje potrebujete tri stvari:

1. Namensko digitalno potrdilo, ki ga pridobite prek portala eDavki. To ni isto kot potrdilo za prijavo v eDavke.
2. Programsko opremo, ki račun ob izdaji pošlje FURS in prejeto oznako zapiše na izpisek.
3. Interni akt, v katerem opišete poslovne prostore in način numeriranja računov.

Poleg elektronske poti obstaja tudi vezana knjiga računov, torej vnaprej potrjena knjiga s tiskanimi računi. Uporabna je kot rezerva ob izpadu povezave in za podjetja z zelo majhnim obsegom gotovinskega prometa, vendar zahteva naknadno prijavo izdanih računov.

Kaj se zgodi ob izpadu povezave

Izpad interneta ne pomeni, da ne smete izdati računa. Račun izdate z zaščitno oznako izdajatelja, brez oznake FURS, in ga prijavite v predpisanem roku po ponovni vzpostavitvi povezave. Prav zato je smiselno, da imate v predalu vezano knjigo računov, tudi če je nikoli ne uporabite.

Kako se to poveže z naročanjem

Pri storitveni dejavnosti račun skoraj vedno sledi izvedenemu terminu. Če sta koledar in izdaja računov ločena sistema, isto storitev vnesete dvakrat, kar je najpogostejši vir napak v ceni in v podatkih stranke.

V Calendri iz zaključenega termina nastane račun s prevzeto storitvijo, ceno in podatki stranke, davčno potrjevanje pa je na voljo kot dodatek za tiste, ki prejemajo gotovinska plačila. Podrobneje je opisano na strani Računi in plačila.

Pogosta napačna prepričanja

"Če izdam račun s ceno 0, potrjevanje ni potrebno." Brezplačna storitev ni gotovinsko plačilo, vendar se pravila glede evidentiranja razlikujejo. Preverite pri računovodji, kako obravnavati darilne bone in unovčenja.

"Kartično plačilo ni gotovina." V splošnem jeziku ne, v tem zakonu pa se obravnava kot gotovinsko plačilo. To je najpogostejša napaka pri salonih.

"Predplačilo prek spleta je nakazilo." Odvisno od poti plačila in od tega, kdaj izdate račun. To je vprašanje, ki se ga izplača razčistiti z računovodjo, preden začnete zbirati predplačila.

Kaj naredite ta teden

Zapišite si, koliko odstotkov vašega prometa je plačano na lokaciji in koliko po nakazilu. Če je delež plačil na lokaciji višji od nič, potrebujete rešitev za davčno potrjevanje. Če je nič, je vaša obveznost bistveno enostavnejša, kot morda mislite.

Nato preverite, ali vaš obstoječi sistem račun ustvari iz termina ali ga vnašate ločeno. Če ga vnašate ločeno, je to mesto, kjer boste prihranili največ časa. Oglejte si cenik ali preberite, kako deluje upravljanje strank, kjer so izdani računi vidni v profilu stranke.