Davčno potrjevanje računov za storitvena podjetja
Davčno potrjevanje se nanaša na račune, ki so po ZDavPR plačani z gotovinskim načinom plačila. Ta pojem vključuje bankovce in kovance ter tudi plačilne oziroma kreditne kartice in druge načine, ki niso neposredno nakazilo na transakcijski račun. Za elektronsko potrjevanje potrebujete namensko digitalno potrdilo, prijavljene poslovne prostore in ustrezno programsko opremo.
Davčno potrjevanje računov je pri storitvenih podjetjih pogost vir vprašanj. Frizerski salon, ki sprejme plačilo s kartico, in svetovalec, ki prejme neposredno nakazilo na transakcijski račun, sta lahko glede potrjevanja v različnih položajih, čeprav oba izdata račun za storitev.
Ta članek povzema javna navodila FURS in portala SPOT. Ni davčni ali pravni nasvet; za posebne primere, predplačila, bone in kombinirane načine plačila preverite obravnavo pri računovodji oziroma FURS.
Kaj je davčno potrjevanje računov
Pri gotovinskem poslovanju mora zavezanec račun izdati prek ustreznega postopka davčnega potrjevanja. Elektronska naprava podatke o računu pošlje davčnemu organu, pri uspešni potrditvi pa račun prejme EOR — enkratno identifikacijsko oznako računa.
Sistem vključuje tudi zaščitno oznako izdajatelja (ZOI) in predpisane podatke na računu. Namen postopka je zagotoviti sledljivost izdanih računov pri gotovinskem poslovanju.
Kaj po ZDavPR šteje kot gotovinsko plačilo
Ključna razlika je način plačila. Portal SPOT pojasnjuje, da se za gotovinska plačila štejejo tudi plačilne in kreditne kartice ter drugi načini, ki niso neposredno plačilo računa na vaš transakcijski račun.
| Način plačila | Praviloma davčno potrjevanje |
|---|---|
| Bankovci in kovanci | Da |
| Plačilna ali kreditna kartica | Da |
| Ček oziroma primerljiv način | Da |
| Drugi način, ki ni neposredno nakazilo na TRR | Preverite kot gotovinsko plačilo |
| Neposredno nakazilo računa na transakcijski račun | Praviloma ne po režimu gotovinskega plačila |
Zato samo vprašanje »ali je stranka plačala na lokaciji« ni dovolj natančno. Preveriti morate dejansko plačilno pot.
Kaj potrebujete za elektronsko potrjevanje
Uradna navodila izpostavljajo več korakov. Za tipično elektronsko davčno blagajno potrebujete predvsem:
- Namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne, za katerega vložite zahtevek prek eDavkov.
- Popis poslovnih prostorov in interni akt, v katerem določite tudi pravila numeriranja računov.
- Prijavo poslovnih prostorov davčnemu organu pred začetkom izdajanja računov pri gotovinskem poslovanju.
- Programsko opremo oziroma elektronsko napravo, ki omogoča podpisovanje in izmenjavo podatkov s FURS.
To pomeni, da »vključiti davčno blagajno« ni samo nastavitev na računu; predhodno morate urediti tudi podatke podjetja in poslovnih prostorov.
Vezana knjiga računov ni samo rezerva v istem postopku
Vezana knjiga računov (VKR) je drugačen način izdajanja računov. Pred prvo uporabo jo je treba potrditi, podatke o izdanih računih pa nato sporočiti davčnemu organu v predpisanem roku.
Pri okvari računalniškega programa, naprave ali izpadu elektrike uradna navodila predvidevajo uporabo VKR do odprave napake. Pravila za izpad elektronske povezave in za okvaro naprave niso nujno enaka, zato se pri načrtu ne zanašajte na splošno pravilo »ob vsakem izpadu interneta uporabim isti postopek«.
Kako se davčna blagajna poveže s terminom
Pri storitveni dejavnosti račun pogosto sledi opravljenemu terminu. Če sta koledar in obračun ločena, se storitev, cena in stranka vnašajo v dva sistema.
V Calendri lahko zaključeni obisk preide v obračun z že povezanimi podatki o stranki in postavkah. Funkcionalnost davčnega potrjevanja je opisana na strani Davčna blagajna, splošni potek od termina do izdanega računa pa na strani Računi in plačila.
Tri pogoste pasti
»Kartica ni gotovina.« V vsakdanjem jeziku ne, toda za ZDavPR se kartično plačilo obravnava v okviru gotovinskih plačil.
»Vsako spletno plačilo je nakazilo na TRR.« Ne sklepajte po tem, da je bilo plačilo izvedeno prek spleta. Pomembna je plačilna pot in pravna obravnava konkretnega načina.
»Če sprejemam samo nekaj plačil na lokaciji, pravilo ne velja.« Obveznost se ne določa po deležu prometa, ampak po tem, ali izdajate račune, ki sodijo v režim gotovinskega plačila.
Kaj preverite pred uvedbo
Naredite seznam vseh načinov plačila, ki jih sprejemate: gotovina, kartica, neposredno nakazilo, spletno plačilo, boni in predplačila. Pri vsakem z računovodjo označite, ali gre za gotovinsko plačilo po ZDavPR in kdaj nastane obveznost izdaje računa.
Nato preverite, ali vaš sistem račun ustvari neposredno iz termina in ali zna ločeno obravnavati različne načine plačila. Oglejte si cenik ali upravljanje strank, kjer so izdani računi povezani s profilom stranke.
Uradni viri
- FURS: Davčne blagajne in vezane knjige računov
- SPOT: Davčne blagajne pri dejavnostih za nego telesa
- SPOT: Frizerska dejavnost in davčne blagajne
Preizkusite Calendro brezplačno 14 dni
Spletno naročanje, koledar terminov, opomniki in računi na enem mestu. Brez kreditne kartice in brez obveznosti.