Iz Excela in zvezka v spletni koledar

Papirni zvezek je dober sistem. Nikoli se ne sesuje, ne potrebuje gesla in vsak zaposleni ga zna uporabljati brez uvajanja. Excel je še boljši, ker je iskanje hitrejše. Zato je nasvet, naj ju takoj zamenjate, običajno slab nasvet.

Bolj uporabno vprašanje je, kdaj ju prerastete. Ta članek opisuje pet znakov, pravi strošek obeh rešitev in postopek prenosa, ki ne izgubi zgodovine strank.

Pet znakov, da ste presegli zvezek

1. Termine vnašata dve ali več oseb. Zvezek je fizičen predmet na eni mizi. Če ga potrebujeta dva hkrati, se pojavijo dvojne rezervacije.
2. Stranke sprašujejo, ali lahko rezervirajo prek spleta. Vsak klic, ki bi lahko bil rezervacija ob 22. uri, je izgubljena priložnost.
3. Ročno pošiljate opomnike ali jih ne pošiljate. Trije neprihodi na teden pri storitvi za 35 EUR pomenijo približno 5.400 EUR letno.
4. Ne veste, koliko je stranka pri vas že porabila. Podatek je v zvezku, vendar razpršen po dvanajstih mesecih.
5. Iskanje prostega termina traja več kot deset sekund. Ob telefonu je to zelo dolgo.

Če ne prepoznate nobenega, vam zvezek zadostuje. Če prepoznate tri, vas trenutni sistem stane več, kot bi vas program.

Kaj Excel dejansko stane

Excel ni brezplačen, samo strošek ni na računu. Sešteti ga je mogoče precej natančno.

Pri 40 terminih na teden je samo vnos in ročno opominjanje približno pet ur tedensko. To je pol delovnega dneva, vsak teden.

Česa Excel ne more nadomestiti

Nekaterih stvari v preglednici ni mogoče rešiti, ne glede na to, kako dobro je narejena:

• Stranka ne more rezervirati sama. Preglednica ni javno dostopna in ne bi smela biti.
• Ni izračuna razpoložljivosti. Excel ne ve, da masaža traja 60 minut, da je soba zasedena in da ima zaposleni ob torkih prosto.
• Ni samodejnih SMS opomnikov. To je edini ukrep z največjim vplivom na neprihode.
• Ni sledi, kdo je kaj spremenil. Pri sporu s stranko je to pomembno.
• Ni ločenih pravic dostopa. Vsi, ki odprejo datoteko, vidijo vse.

Prav prva in tretja točka sta razloga, zaradi katerih se prehod običajno povrne v prvem mesecu.

Prenos podatkov v štirih korakih

Prenos je manj dela, kot se zdi, ker večine zgodovine ne potrebujete v novem sistemu. Potrebujete stranke, ne vseh preteklih terminov.

1. Uredite seznam strank

V Excelu naredite eno tabelo z enim zapisom na stranko: ime in priimek, telefon, e-pošta, opombe. Odstranite dvojnike, popravite telefonske številke v enotno obliko in izbrišite stranke, ki že leta niso prišle. Ta korak je edini, ki zahteva zbranost, in določa kakovost vsega naslednjega.

2. Vnesite svoje storitve in delovni čas

Preden uvozite stranke, v programu nastavite resnične storitve s pravimi trajanji in cenami, zaposlene ter njihov delovni čas in odsotnosti. Če vnesete približke, bo koledar ponujal termine, ki jih ne morete izvesti.

3. Uvozite stranke in prihodnje termine

Uvozite pripravljeni seznam strank. Ročno prenesite le termine, ki so že dogovorjeni za naprej, običajno dva do štiri tedne. Pretekle termine pustite v Excelu kot arhiv.

4. Teden dni vodite oba sistema

Prvi teden vnašajte v oboje. To je edini zanesljiv način, da ugotovite, kaj ste pri nastavitvah spregledali, brez tveganja, da izgubite termin. Po tednu dni zvezek zaprite in ga hranite tri mesece.

Kaj povedati strankam

Prehoda ni treba oznanjati. Deluje bolje, če ga pokažete: v podpis e-pošte, na profil na družbenih omrežjih in na račun dodajte povezavo za rezervacijo. Prvi teden bo prek spleta rezerviralo nekaj strank, po mesecu dni pa običajno tretjina do polovica, odvisno od dejavnosti.

Kako je videti javno naročanje in kaj stranka vidi, je opisano na strani Spletno naročanje in v koledarju terminov. Če želite prenos opraviti skupaj, rezervirajte predstavitev in prinesite svoj obstoječi Excel.

Kdaj prehoda ne naredite

Ne selite se sredi najbolj obremenjenega meseca in ne selite se teden pred dopustom. Najboljši čas je mirnejše obdobje, ko imate pol dneva za nastavitve in teden za vzporedno vodenje. Slaba nastavitev je edini razlog, zaradi katerega se podjetja vračajo v zvezek.